Königliches Dekret 171/2007
Artikel 1 Zweck
Artikel 1 definiert den Anwendungsbereich dieses Königlichen Dekrets klar und eindeutig.
Sein Zweck ist nicht die Regelung des Inhalts, der Rechtsnatur oder der Gültigkeit von Familienprotokollen, sondern ausschließlich die Festlegung, wie diese veröffentlicht werden können.
Die Verordnung konzentriert sich auf die Mittel und Mechanismen, mit denen Familienprotokolle nicht börsennotierter Unternehmen formale Bekanntmachung erreichen können, insbesondere durch das Handelsregister.
Diese Bestimmung bestätigt, dass das Königliche Dekret nicht in die interne Struktur des Protokolls oder die darin enthaltenen Vereinbarungen eingreift.
Es begründet auch keine Rechtspflicht zur Veröffentlichung.
Die Verordnung beschränkt sich ausschließlich auf die formalen Aspekte ihrer Verbreitung und somit auf die Instrumente, die Unternehmen nutzen können, um Transparenz, Sichtbarkeit oder Registrierung dieser Vereinbarungen zu gewährleisten.
Artikel 1 legt somit den allgemeinen Rahmen fest: Das Königliche Dekret regelt die Veröffentlichung von Familienprotokollen und deren Eintragung im Handelsregister, ohne den Vertragsinhalt oder die Vertragsfreiheit von Familienunternehmen zu beeinträchtigen.
Warum das Königliche Dekret mit dem Gegenstand und nicht mit der Definition beginnt
Systematisch betrachtet, wirft die Struktur des Königlichen Dekrets zunächst Fragen auf: Artikel 1 legt den Zweck der Verordnung dar, bevor die rechtliche Definition eines Familienprotokolls folgt.
Aus legislativer Sicht wäre es natürlicher und klarer gewesen, zunächst den Begriff „Familienprotokoll“ zu definieren und anschließend die zu regelnden Aspekte dieses Instruments festzulegen.
Da nicht mit der Definition begonnen wird, stößt der Leser auf eine Zweckbestimmung – die Regulierung der Veröffentlichung von Familienprotokollen und deren Eintragung im Handelsregister –, ohne jedoch zu wissen, was ein Familienprotokoll rechtlich gesehen ist.
Diese umgekehrte Reihenfolge zwingt dazu, gedanklich auf Artikel 2 zurückzugreifen, um den Anwendungsbereich von Artikel 1 zu verstehen, was weder der Klarheit noch der inneren Logik des Textes zuträglich ist.
Warum es sich nicht um ein Rechtsdokument handelt
Ein Rechtsdokument ist ein Dokument, dessen Inhalt Bestandteil der Satzung des Unternehmens ist, registrierbar ist und gegenüber Dritten durchsetzbar ist.
Das Familienprotokoll hingegen:
1. Ändert die Satzung nicht.
2. Wird nicht automatisch im Handelsregister eingetragen.
3. Kann der Satzung nicht widersprechen, ersetzt sie aber auch nicht.
Artikel 2 erwähnt an keiner Stelle, dass es Bestandteil der Satzung ist.
Das Königliche Dekret 171/2007 widmet die Artikel 5, 6 und 7 der Festlegung verschiedener Formen der Veröffentlichung des Familienprotokolls und stellt damit klar, dass es nicht als solches im Handelsregister eingetragen wird.
Das Protokoll wird unter keinen Umständen Bestandteil des Handelsregistereintrags und erlangt auch keinen Rechtsstatus. Das Register beschränkt sich auf die Erfassung seiner Existenz, die Hinterlegung seines Textes bei Einreichung von Jahresabschlüssen oder die Erwähnung seiner Anwendung in registrierungspflichtigen Unternehmensbeschlüssen.
Die Satzung selbst stellt klar, dass es sich um ein Dokument außerhalb der Gesellschaftsordnung handelt, das zwar registriert oder erwähnt, aber nicht in die Geschäftsordnung aufgenommen werden kann.
Obwohl Artikel 1 des Königlichen Dekrets 171/2007 den „Zugang zum Handelsregister“ von Familienprotokollen erwähnt, ist dieser Ausdruck nicht wörtlich als Registrierung zu verstehen.
Es handelt sich um eine interne vertragliche Vereinbarung, die auf dem Grundsatz der Vertragsfreiheit beruht und deren Zweck darin besteht, Konflikte zu vermeiden und die Beziehungen zwischen Familienmitgliedern und dem Unternehmen selbst zu regeln.
Die Definition hebt vier wesentliche Elemente hervor:
1. Vertraglicher Charakter.
2. Beteiligte Parteien: Mitglieder und Familienmitglieder mit einem berechtigten Interesse am Unternehmen.
3. Gegenstand: Beziehungen zwischen Familie, Eigentum und Unternehmen.
4. Anwendungsbereich: Nicht börsennotierte Unternehmen.
Dies ist eine weit gefasste Definition, die verschiedene Ausprägungen zulässt und die Heterogenität von Familienunternehmen in Spanien widerspiegelt.
ARTIKEL 2: DEFINITION DES FAMILIENPROTOKOLLS UND SEINE VERÖFFENTLICHUNG
1. Inhalt von Artikel 2
Abschnitt 1: Die rechtliche Definition
Das vorliegende Königliche Dekret bietet die erste und einzige gesetzliche Definition des Begriffs „Familienprotokoll“ im spanischen Rechtssystem.
Diese Definition ist weit gefasst und flexibel.
Ein Familienprotokoll ist die Gesamtheit der zwischen den Gesellschaftern oder zwischen ihnen und Dritten mit familiären Bindungen geschlossenen Vereinbarungen, die sich stets auf ein nicht börsennotiertes Unternehmen beziehen.
Sein Zweck ist die Schaffung eines stabilen Rahmens für Kommunikation, Konsensfindung und Entscheidungsfindung, der die Regelung der Beziehungen zwischen Familie, Eigentum und Unternehmen ermöglicht.
Die Verordnung erkennt ausdrücklich den parasozialen Charakter des Protokolls an.
Die Präambel des Königlichen Dekrets selbst führt dies wörtlich aus:
„Sein Inhalt wird durch den Tarifvertrag der Parteien, als Gesellschaftervereinbarung, bestimmt.“
Es handelt sich weder um ein Rechtsdokument noch um einen Akt, der an sich registriert werden kann.
Abschnitt 2. Ein Protokoll pro Unternehmen
Die Verordnung Es legt den Grundsatz der Einheitlichkeit des veröffentlichten Protokolls fest.
Ein Unternehmen darf nur ein Protokoll veröffentlichen, auch wenn dieses Dokument aktualisiert, geändert oder ersetzt werden kann.
Betrifft das Protokoll mehrere Unternehmen innerhalb derselben Unternehmensgruppe, darf jedes Unternehmen nur den für es relevanten Teil veröffentlichen.
Wird versucht, ein zweites, abweichendes Protokoll zu registrieren oder einzureichen, muss das Handelsregister dieses ablehnen, es sei denn, es wird ausdrücklich angegeben, dass es sich um eine Änderung oder Ersetzung des vorherigen Protokolls handelt.
Ziel ist es, Rechtssicherheit zu gewährleisten und zu verhindern, dass widersprüchliche oder sich überschneidende Dokumente innerhalb desselben Unternehmens nebeneinander existieren.
Abschnitt 3. Freiwillige Veröffentlichung
Die Veröffentlichung ist stets freiwillig.
Ein Unternehmen kann:
1. Es nicht veröffentlichen.
2. Es über einen einzigen Kanal veröffentlichen.
3. Es gleichzeitig über mehrere Kanäle veröffentlichen.
Es besteht keine Rechtspflicht zur Veröffentlichung des Familienprotokolls, und Behörden können dessen Veröffentlichung nicht zur Anerkennung von Rechten oder Wirkungen verlangen.
Dies bestätigt den vertraulichen Charakter des Dokuments.
2. Fachliche Kritik an Artikel 2
Die Definition in Abschnitt 1 ist zwar nützlich, aber:
Erstens: Sie definiert den Kreis der teilnahmeberechtigten Familienmitglieder nicht eindeutig.
Der Begriff „Dritte mit familiären Bindungen“ ist unpräzise und lässt offen, ob entfernte Verwandte, Lebenspartner oder nicht zur Familie gehörende Familienmitglieder mit erheblichem Einfluss teilnehmen können.
Zweitens: Die Definition bezieht sich zwar auf den Zweck des Protokolls (die Regelung der Beziehungen zwischen Familie, Vermögen und Unternehmen), legt aber dessen spezifische Rechtsnatur nicht fest. Dies erfordert eine Rekonstruktion auf Grundlage des Zivil- und Gesellschaftsrechts.
Der Gesetzgeber vermeidet zwar eine Kategorisierung, definiert dadurch aber nicht dessen Grenzen.
Artikel 2 erklärt den Zweck eines Protokolls, aber nicht dessen Inhalt.
Dadurch bleibt auch unklar, was es beinhalten darf und was nicht.
Dies führt zu ungeregelten Aspekten und zwingt zu einer Rekonstruktion seines Wesens auf Grundlage des Common Law.
Drittens: Es wäre wünschenswert gewesen, wenn die Definition zumindest einen expliziten Hinweis auf die vertragliche Verbindlichkeit zwischen den Unterzeichnern enthalten hätte. Die Verordnung setzt dies zwar voraus, erwähnt es aber nicht explizit.
3. Rechtliche Folgen von Artikel 2
a. Die Definition in Absatz 1 ermöglicht die Festlegung des objektiven Anwendungsbereichs des Königlichen Dekrets.
b. Der Grundsatz des „einheitlichen veröffentlichten Protokolls“ verhindert das Nebeneinander widersprüchlicher Fassungen.
c. Die Veröffentlichung ist freiwillig, daher bleibt das Protokoll auch dann vollumfänglich gültig, wenn das Unternehmen beschließt, es nicht zu veröffentlichen.
d. Die Einheitlichkeit des veröffentlichten Protokolls erfordert die Wahrung der Übereinstimmung zwischen dem internen Dokument und seiner öffentlichen Darstellung.
e. Die Definition wirkt sich auf das Registrierungsverfahren aus, da der Registerführer prüfen muss, ob das eingereichte Dokument den subjektiven und objektiven Anforderungen von Artikel 2 entspricht.
Was der Registerführer prüfen muss
Der Registerführer hat keinen Zugriff auf den Inhalt des Protokolls.
Dies ist in Artikel 5.2 ausdrücklich festgelegt.
Was ist also zu prüfen?
Es muss geprüft werden, ob das vorgelegte „Familienprotokoll“ der rechtlichen Definition in Artikel 2 entspricht.
Dabei sind zwei Punkte zu prüfen:
A. Subjektive Anforderungen (Unterzeichner)
Artikel 2 verlangt, dass es sich um eine Vereinbarung handelt:
• zwischen Gesellschaftern
• oder zwischen Gesellschaftern und Dritten mit familiären Beziehungen.
Der Registerführer muss daher prüfen, ob das vorgelegte Dokument von den dazu rechtlich Befugten unterzeichnet wurde.
Wäre es beispielsweise von Personen ohne familiäre Beziehungen unterzeichnet worden, könnte der Registerführer es nicht als Familienprotokoll im Sinne des Königlichen Dekrets anerkennen.
B. Objektive Anforderungen (Inhalt)
Artikel 2 verlangt, dass die Vereinbarung:
• ein nicht börsennotiertes Unternehmen betrifft und
• die Beziehungen zwischen Familie, Eigentum und Unternehmen regelt.
Der Registerführer geht nicht näher auf den Inhalt ein, muss aber prüfen, ob das vorgelegte Dokument dieser Definition entspricht.
Nicht jedes Dokument, das die Parteien als „Protokoll“ bezeichnen, ist ausreichend.
Es muss sich um ein Protokoll im Sinne von Artikel 2 handeln.
C. Warum dies die Qualifizierung beeinflusst
Denn wenn das Dokument die wesentlichen Elemente der Definition in Artikel 2 nicht erfüllt:
• darf das Unternehmen es nicht veröffentlichen,
• darf das Registergericht seine Existenz nicht bestätigen,
• darf es nicht eingereicht werden,
• und Unternehmensbeschlüsse können nicht „zur Ausführung des Protokolls“ vollzogen werden.
Was wird über ein Familienprotokoll veröffentlicht?
Die vier Veröffentlichungsmethoden des Königlichen Dekrets 171/2007
Das Königliche Dekret sieht vier verschiedene Methoden zur Veröffentlichung des Familienprotokolls vor.
Jede Methode beinhaltet einen unterschiedlichen Umfang der Verbreitung des Dokuments.
Methode 1
Veröffentlichung auf der Website des Unternehmens (Artikel 4)
Was wird veröffentlicht?
Der Inhalt des Protokolls wird ganz oder teilweise veröffentlicht, da das Unternehmen ihn auf seiner Website veröffentlicht.
Um das in Artikel 4 des Königlichen Dekrets 171/2007 beschriebene Verfahren anzuwenden, musste das Unternehmen seine Website freiwillig im Handelsregister eintragen lassen.
Diese Eintragung ist nicht mehr verpflichtend. Allgemeine Informationen sind nur erforderlich, wenn diese spezielle Methode der Protokollveröffentlichung verwendet werden soll.
Wer entscheidet?
Ausschließlich das Leitungsgremium, niemals einzelne Partner.
Anforderungen
Die Website muss im Handelsregister eingetragen sein, um ihre Echtheit zu gewährleisten.
Wichtige Hinweise
Enthält das Protokoll sensible personenbezogene Daten, darf es nur mit ausdrücklicher Einwilligung veröffentlicht werden (Artikel 3.2).
Viele Unternehmen veröffentlichen eine anonymisierte Version ohne sensible Klauseln.
Eine anonymisierte Version ist eine gekürzte Fassung des Familienprotokolls, die veröffentlicht wird, indem personenbezogene oder sensible Klauseln entfernt werden. Lediglich die Geschäfts- und Governance-Regeln bleiben erhalten.
Veröffentlichungsart
Öffentliche Veröffentlichung, für alle zugänglich.
Option 2
Nachweis der Existenz des Protokolls (Artikel 5)
Bei dieser Option wird der Inhalt des Protokolls nicht im Handelsregister veröffentlicht.
Im Registereintrag wird das Vorhandensein eines Familienprotokolls mit einer kurzen Beschreibung und gegebenenfalls dem Hinweis vermerkt, dass dessen Inhalt auf der Website des im Register eingetragenen Unternehmens abrufbar ist.
Das Register hinterlegt das Dokument nicht, gestattet dessen Einsichtnahme nicht und bewertet dessen Inhalt nicht.
Sollte das Protokoll zugänglich sein, erfolgt dies extern über die Website, nicht über das Register selbst.
Es handelt sich daher um eine Form der öffentlichen Bekanntmachung, die sich auf die Bekanntgabe des Vorhandenseins des Protokolls und gegebenenfalls auf den Ort der Einsichtnahme beschränkt.
Die kurze Beschreibung ist ein minimaler Registereintrag, der das Familienprotokoll identifiziert – Datum, Vorhandensein und gegebenenfalls notarieller Verweis oder Website-Zugänglichkeit –, ohne dessen Inhalt zu veröffentlichen oder zu bewerten.
Option 3
Einreichung des Protokolls mit dem Jahresabschluss (Artikel 6)
Was wird veröffentlicht?
Hier wird der Inhalt ganz oder teilweise veröffentlicht, da eine Kopie oder beglaubigte Kopie des Protokolls beim Handelsregister eingereicht wird.
Dieses Dokument wird zusammen mit dem Jahresabschluss des Unternehmens eingereicht.
Jeder, der den Jahresabschluss einsieht, kann das eingereichte Protokoll einsehen.
Wichtige Hinweise
-.- Es muss in einer notariell beglaubigten öffentlichen Urkunde vorliegen.
-.- Es ändert nicht die Organisationsstruktur des Unternehmens.
-.- Es hat keine Auswirkungen auf Dritte.
Art der Veröffentlichung
Transparente Veröffentlichung, zugänglich für Dritte, jedoch ohne Registrierungswirkung.
Option 4
Registrierung von Unternehmensbeschlüssen zur Umsetzung des Protokolls (Artikel 7)
Was wird veröffentlicht?
Das Protokoll selbst wird nicht veröffentlicht.
Die Unternehmensbeschlüsse, für die die Registrierung beantragt wird, werden mit dem ausdrücklichen Hinweis veröffentlicht:
„Verabschiedet zur Umsetzung des Familienprotokolls.“
Beispiel
Ernennung von Geschäftsführern, Übertragung von Anteilen, Einrichtung eines Beirats usw., sofern sie sich aus dem Protokoll ergeben. Artikel 114, 124 und 185 der Handelsregisterverordnung
Art der Veröffentlichung
Es handelt sich um eine materielle Veröffentlichung, da der eingetragene Gesellschaftsvertrag für Dritte bindend ist.
Fazit
Wann wird der Inhalt des Protokolls veröffentlicht?
Nur auf zwei Arten:
1. Auf der Website des Unternehmens (Art. 4).
2. Bei Einreichung mit dem Jahresabschluss (Art. 6).
Wann wird der Inhalt NICHT veröffentlicht?
Auf zwei Arten:
1. Eintrag im Handelsregister (Art. 5): lediglich die Existenz des Protokolls.
2. Vereinbarungen zur Durchführung des Protokolls (Art. 7): lediglich der Verweis auf dessen Ausführung.
Das Protokoll wird nie eingetragen → korrekt (Art. 5, 6 und 7).
Das Protokoll kann auf verschiedene Weise veröffentlicht werden → korrekt.
Der Inhalt des Protokolls wird, wie wir sehen werden, nur über zwei Kanäle veröffentlicht.
Über andere Kanäle werden keine Inhalte veröffentlicht, sondern lediglich die Existenz oder Umsetzung des Protokolls.
Daher gilt:
Der Inhalt des Protokolls wird erst dann öffentlich, wenn das Unternehmen beschließt, ihn auf seiner Website zu veröffentlichen oder mit seinem Jahresabschluss einzureichen.
Über andere Kanäle wird lediglich die Existenz oder Umsetzung des Protokolls öffentlich bekannt gegeben.
Was bedeutet es, wenn ein Protokoll mehrere Unternehmen betrifft?
Es bedeutet, dass ein einzelnes Familienprotokoll Aspekte regelt, die mehrere Unternehmen innerhalb derselben Unternehmensgruppe gleichzeitig betreffen.
Beispiel
Unternehmensgruppe mit drei Unternehmen:
A (operatives Unternehmen)
B (Vermögensverwaltungsgesellschaft)
C (Managementgesellschaft)
In der Praxis kann zwischen dem operativen Unternehmen, das die wirtschaftliche Tätigkeit direkt ausübt, der Vermögensverwaltungsgesellschaft, der die Vermögenswerte gehören, und der Managementgesellschaft, die die administrativen oder Managementfunktionen der Gruppe zentralisiert, unterschieden werden.
Und ein einheitliches Protokoll, das Folgendes regelt:
1. Unternehmensnachfolge
2. Übertragung von Anteilen
3. Dividendenpolitik
4. Beteiligung von Familienmitgliedern an den einzelnen Unternehmen
5. Gemeinsame Entscheidungsfindung
Was erlaubt Artikel 2.2?
Er erlaubt jedem Unternehmen, nur den für es relevanten Teil zu veröffentlichen.
Das gesamte Protokoll wird nicht in jedem Registereintrag veröffentlicht, da:
-.- jedes Unternehmen einen eigenen Eintrag hat
-.- nur Daten, die dieses Unternehmen betreffen, dort aufgeführt werden dürfen
-.- die Veröffentlichung eines vollständigen Protokolls Dritte verwirren könnte
-.- es Vereinbarungen enthalten könnte, die dieses Unternehmen nicht betreffen
Beispiel
-.- Unternehmen A veröffentlicht nur die Klauseln, die A betreffen
-.- Unternehmen B veröffentlicht nur die Klauseln, die A betreffen
B's
-.- C veröffentlicht nur C's
Die Einheitlichkeit des Protokolls bleibt intern gewahrt, seine Veröffentlichung ist jedoch gemäß dem Registersystem fragmentiert.
Fazit
Wenn ein Protokoll mehrere Unternehmen betrifft, veröffentlicht jedes Unternehmen nur die für es relevanten Informationen.
Das Protokoll ist einzigartig, seine Veröffentlichung wird jedoch individuell an jedes Unternehmen angepasst.
ARTIKEL 3 ANFORDERUNGEN AN DIE VERÖFFENTLICHUNG VON FAMILIENPROTOKOLLEN
Artikel 3 legt die allgemeinen Regeln für die Veröffentlichung des Familienprotokolls selbst fest. Diese erfolgt ausschließlich durch Veröffentlichung auf der Website des Unternehmens (Artikel 4) oder durch Einreichung mit dem Jahresabschluss (Artikel 6).
Der Registereintrag gemäß Artikel 5 veröffentlicht nicht den Inhalt des Protokolls, sondern lediglich dessen Existenz.
Artikel 7 seinerseits veröffentlicht ebenfalls nicht das Protokoll selbst, sondern nur die im Rahmen seiner Umsetzung gefassten Unternehmensbeschlüsse.
Seine Funktion besteht darin, die Grenzen und Sicherheitsvorkehrungen festzulegen, die vor der Veröffentlichung des Dokuments zu beachten sind.
1. Die Entscheidung liegt ausschließlich beim Vorstand (Art. 3.1).
Artikel 3.1 überträgt dem Vorstand die Verantwortung für die Entscheidung über die Veröffentlichung des Protokolls.
Diese Entscheidung obliegt weder den einzelnen Aktionären noch dem Vorsitzenden noch einem Drittel des Aktienkapitals.
Die Regelung verlangt, dass der Vorstand handelt:
– im besten Interesse des Unternehmens,
– und in eigener Verantwortung.
Dies impliziert zwei Aspekte:
a. Die Veröffentlichung des Protokolls ist eine strategische Entscheidung für das Unternehmen und nicht bloß die Umsetzung des Familienwunsches.
Die Veröffentlichung des Protokolls kann erhebliche Auswirkungen auf das Unternehmen gegenüber Dritten haben. Daher muss die Entscheidung von der Unternehmensleitung getroffen werden, die abwägt, ob die Veröffentlichung im besten Interesse des Unternehmens liegt.
b. Das Unternehmen kann von der Veröffentlichung absehen, selbst wenn die Aktionäre dies wünschen, wenn es der Ansicht ist, dass die Veröffentlichung den Interessen des Unternehmens zuwiderläuft (beispielsweise durch die Offenlegung sensibler Informationen).
Dies stärkt die Trennung zwischen Familien- und Unternehmensbereich und überlässt die endgültige Entscheidung der Geschäftsführung.
Die Familie kann ihre Organisationsstruktur selbst festlegen, doch nur das Unternehmen entscheidet, was in ihrem Namen veröffentlicht wird.
Obwohl in einem Familienunternehmen die Familienmitglieder und die Unternehmensmitglieder oft identisch sind, handelt es sich rechtlich um getrennte Rechtssubjekte.
Die Familie kann ihre internen Beziehungen in einer Familienordnung frei regeln, doch nur das Unternehmen, vertreten durch seinen Vorstand, entscheidet, welche Teile dieser Vereinbarungen in seinem Namen gegenüber Dritten veröffentlicht werden.
2. Veröffentlichung unter strikter Einhaltung der Datenschutzbestimmungen (Art. 3.2)
Artikel 3.2 enthält eine wichtige Einschränkung: Die Veröffentlichung der Familienordnung – ob auf der Website oder im Handelsregister – muss vollständig dem spanischen Datenschutzgesetz entsprechen.
Obwohl Artikel 3.2 des Königlichen Dekrets 171/2007 auf das inzwischen aufgehobene Organgesetz 15/1999 verweist, ist dieser Verweis als Bezugnahme auf die Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO) und das Organgesetz 3/2018 zu verstehen, die den aktuellen Rahmen für den Schutz personenbezogener Daten bilden.
Dies verpflichtet die zuständige Behörde zu Folgendem:
a. Feststellung, ob das Protokoll sensible personenbezogene Daten enthält.
Häufige Beispiele:
• Güterstand im Ehegattenverhältnis,
• private Familienvereinbarungen,
• Klauseln zum Zugang von Familienmitgliedern zum Unternehmen,
• persönliche Verpflichtungen (Beruf, Studium, Verhalten),
• spezifische Erbschaftskriterien,
• Daten über Minderjährige.
b. Einholung der ausdrücklichen Einwilligung der betroffenen Personen.
Wenn das Unternehmen diese Klauseln veröffentlichen möchte, benötigt es eine ausdrückliche Einwilligung, keine vermutete oder stillschweigende Einwilligung.
Artikel 3.2 schreibt dies eindeutig vor.
Ohne diese Einwilligung dürfen diese Teile des Protokolls nicht veröffentlicht werden.
Das Unternehmen muss:
• sie entfernen,
• sie anonymisieren,
• sie einfach nicht veröffentlichen.
Dies erklärt, warum viele Unternehmen Folgendes wählen:
- eine anonymisierte Version auf der Website veröffentlichen und
- die vollständige Version nur bei Bedarf einreichen (Art. 6).
3. Pflicht zur Aktualisierung des veröffentlichten Protokolls und Vermutung der Gültigkeit (Art. 3.3)
Sobald ein Unternehmen die Existenz eines Familienprotokolls durch Veröffentlichung auf der Unternehmenswebsite oder durch Eintragung im Handelsregister öffentlich macht, entsteht die Pflicht, diese Informationen gemäß Artikel 3.3 des Königlichen Dekrets auf dem neuesten Stand zu halten. Werden keine Aktualisierungen vorgenommen, gilt das Protokoll als gültig in der Fassung, in der es veröffentlicht wurde.
Hat ein Unternehmen ein Familienprotokoll im Handelsregister eingetragen, muss jede Änderung oder Ersetzung ebenfalls vermerkt werden, auch wenn der Inhalt nicht veröffentlicht wird. Andernfalls gilt das Protokoll, dessen Existenz ursprünglich bekanntgegeben wurde, als gültig.
Diese Annahme schützt Dritte, die das Protokoll konsultieren. Die Website des Unternehmens oder dessen Eintragung im Handelsregister ermöglicht es den Gesellschaftern, sich auf die Existenz und Gültigkeit des veröffentlichten Familienprotokolls zu verlassen, selbst wenn dessen Inhalt nicht zugänglich ist.
Diese Bestimmung, Artikel 3, hat eine wichtige rechtliche Konsequenz:
Das veröffentlichte Protokoll kann nicht ohne formelle Aktualisierung durch das Unternehmen veralten.
Andernfalls kann dies zu Folgendem führen:
• Verwirrung bei Dritten,
• Haftung der Geschäftsführung,
• Probleme bei der Auslegung späterer Gesellschafterbeschlüsse,
• und Konflikte zwischen den Gesellschaftern.
Der Artikel zielt darauf ab, zu verhindern, dass das Unternehmen nach außen ein unzutreffendes oder veraltetes Bild vermittelt.
Das in Artikel 3.3 festgelegte Aktualisierungsverfahren ist ausdrücklich an die Veröffentlichung des Protokolls auf der Website des Unternehmens oder im Handelsregister geknüpft, erstreckt sich jedoch nicht ausdrücklich auf die Einreichung des Protokolls zusammen mit dem Jahresabschluss gemäß Artikel 6.
Aus gesetzgeberischer Sicht wäre es wünschenswert gewesen, diese Verpflichtung im Gesetz festzulegen und sie für alle im Königlichen Dekret vorgesehenen Veröffentlichungsmethoden einheitlich zu formulieren, entweder durch einen ausdrücklichen Verweis in Artikel 3 selbst oder durch eine spezifische Bestimmung in Artikel 6.
ARTIKEL 4. VERÖFFENTLICHUNG VON FAMILIENPROTOKOLLEN AUF DER WEBSITE DES UNTERNEHMENS
Artikel 4 regelt die umfassendste und direkteste Form der Veröffentlichung des Familienprotokolls: die Veröffentlichung auf der Website des Unternehmens.
Die Verordnung räumt diese Befugnis ausschließlich dem Vorstand ein, der die Veröffentlichung des Protokolls auf der Website des Unternehmens beschließen kann, sofern die entsprechende Domain oder Internetadresse zuvor im Handelsregister eingetragen wurde.
Es handelt sich hierbei nicht um irgendeine Website, sondern um die offiziell mit dem Unternehmen verknüpfte Website, die die Authentizität und Nachvollziehbarkeit der veröffentlichten Informationen gewährleistet.
Anders als die in Artikel 5 geforderte bloße Registrierung macht diese Methode den Inhalt des Protokolls effektiv öffentlich, da das Dokument für jeden Dritten, der die Website aufruft, vollständig zugänglich ist.
Dies stellt ein Höchstmaß an freiwilliger Transparenz dar, deren Anwendung im Hinblick auf das öffentliche Interesse zu bewerten ist.
Der Verweis auf Artikel 9 des Gesetzes 34/2002 erfüllt eine wichtige technische Funktion: Er stellt sicher, dass die verwendete Website identifiziert, deklariert und den Verpflichtungen von Anbietern von Diensten der Informationsgesellschaft unterworfen ist, wodurch die Rechtssicherheit der veröffentlichten Informationen gestärkt wird.
Obwohl der Verweis auf Artikel 9 des Gesetzes 34/2002 durch die aufeinanderfolgenden Änderungen überholt ist, bleibt seine Intention gültig, da er sicherstellen soll, dass das Protokoll auf einer Unternehmenswebsite veröffentlicht wird, die identifizierbar und dem Unternehmen rechtlich zuzuordnen ist.
Inhaltlich gesehen wandelt diese Veröffentlichungsform das Protokoll weder in eine Rechtsvorschrift um, noch verleiht sie ihm Registrierungswirkung.
Das Protokoll bleibt eine Gesellschaftervereinbarung, deren Inhalt jedoch durch Beschluss des Unternehmens öffentlich zugänglich gemacht wird.
Dies erfordert die in Artikel 3 vorgesehene größte Sorgfalt, insbesondere hinsichtlich des Schutzes personenbezogener Daten. Aus diesem Grund veröffentlichen viele Unternehmen in der Praxis anonymisierte Versionen des Protokolls, in denen Klauseln rein familiärer Natur ausgelassen werden.
Kurz gesagt, Artikel 4 schafft ein freiwilliges, umfassendes und vollständig zugängliches Mittel zur öffentlichen Bekanntgabe, das sich für Unternehmen eignet, die ein hohes Maß an Transparenz und Ordnung in ihren familiären Beziehungen demonstrieren möchten und eine vorherige Prüfung durch den Vorstand erfordern.
ARTIKEL 5. REGISTRIERUNG VON FAMILIENPROTOKOLLEN
Artikel 5 regelt die Mindestvoraussetzungen für die Registrierung eines Familienprotokolls: die einfache Eintragung seiner Existenz in die Handelsregisterakte des Unternehmens, ohne Zugriff auf seinen Inhalt.
Die Initiative liegt erneut ausschließlich beim Vorstand, der die Eintragung mittels eines notariell beglaubigten Antrags beantragen kann.
Dies ist ein formaler Vorgang, der weder eine öffentliche Urkunde des Protokolls noch dessen vollständige Einreichung beim Register erfordert und somit den freiwilligen und flexiblen Charakter des Systems unterstreicht.
Der Eintrag beschränkt sich auf eine zusammenfassende Beschreibung des Protokolls, die unter anderem Folgendes enthalten kann:
• das Bestehen des Familienprotokolls,
• dessen Datum,
• und gegebenenfalls, ob es auf der Website des Unternehmens zugänglich ist.
Diese Angabe ermöglicht es Dritten, zu erfahren, dass das Unternehmen einen internen Rahmen für die Familienorganisation eingeführt hat, ohne den Inhalt der Vereinbarung offenzulegen. Dadurch wird die dieser Art von Vereinbarung innewohnende Vertraulichkeit gewahrt.
Der zweite Abschnitt bekräftigt diesen Gedanken ausdrücklich, indem er festlegt, dass Auch wenn das Protokoll in einer notariell beglaubigten Urkunde formalisiert wurde, darf der Registerführer dessen Vorlage nicht verlangen oder dessen Inhalt prüfen.
Die Funktion des Registerführers beschränkt sich ausschließlich auf die Prüfung der formalen Anforderungen und die Bestätigung, dass:
• kein anderes Protokoll zuvor veröffentlicht wurde,
• oder, falls zutreffend, dass das neue Protokoll gemäß Artikel 2.2 als Änderung oder Ersatz des vorherigen Protokolls vorgelegt wird.
Artikel 5 sieht für die Eintragung des Familienprotokolls keine vorherige Veröffentlichung auf der Unternehmenswebsite vor. Das Handelsregister kann das Vorhandensein des Protokolls mit den entsprechenden Identifikationsdaten lediglich vermerken, ohne dessen Inhalt zu veröffentlichen.
Nur wenn das Unternehmen angibt, dass das Protokoll auf seiner Unternehmenswebsite zugänglich ist, muss der Registerführer dies extern überprüfen, ohne die Vorlage des Dokuments zu verlangen oder dessen Inhalt zu prüfen.
Die Angabe des beglaubigenden Notars, des Ortes, des Datums und der Nummer des notariellen Protokolls dient ausschließlich der Identifizierung und gewährleistet die Echtheit, ohne das Protokoll in ein eintragungsfähiges Dokument umzuwandeln oder ihm Eintragungswirkung zu verleihen.
Artikel 5 erlaubt es dem Unternehmen, die Existenz eines Familienprotokolls nach außen hin bekannt zu machen, ohne dessen Inhalt zu veröffentlichen. Dies ist eine Form der eingeschränkten Bekanntmachung, die zeigen soll, dass das Unternehmen organisiert ist und über interne Regeln verfügt, ohne dass diese Regeln Dritte betreffen oder die im Handelsregister eingetragenen Daten verändern.
ARTIKEL 6. FAMILIENPROTOKOLL BEI DER EINREICHUNG DES JAHRESABSCHLUSSES
Artikel 6 führt eine Zwischenform der Bekanntmachung des Familienprotokolls ein, die zwischen der vollständigen Veröffentlichung auf der Unternehmenswebsite (Artikel 4) und der bloßen Eintragung seiner Existenz (Artikel 5) liegt.
Die Regelung erlaubt es dem Vorstand, bei der Einreichung des Jahresabschlusses dem Handelsregister eine vollständige oder teilweise Kopie oder eine beglaubigte Kopie des öffentlichen Dokuments mit dem Familienprotokoll beizufügen.
Dies stellt eine Form der Offenlegung im Zusammenhang mit der Erfüllung einer regelmäßigen kaufmännischen Pflicht dar, ist aber rein freiwillig.
Dieses Verfahren weist mehrere wesentliche Merkmale auf:
Erstens muss das Protokoll in Form einer notariell beglaubigten Urkunde vorliegen, anders als die in Artikel 5 vorgeschriebene einfache Registrierung.
Private Dokumente sind nicht zulässig.
Zweitens kann die Einreichung vollständig oder teilweise erfolgen. Dadurch kann das Unternehmen den Grad der Transparenz anpassen, indem es Klauseln rein persönlicher oder familiärer Natur ausschließt und die Offenlegung auf jene Aspekte beschränkt, die für die ordnungsgemäße Führung des Familienunternehmens als relevant erachtet werden.
Drittens wird das eingereichte Dokument nicht registriert, sondern zusammen mit dem Jahresabschluss archiviert und ist somit für Dritte zugänglich, die die beim Handelsregister eingereichten Unterlagen einsehen.
Dies ist daher eine Form der Transparenz, jedoch ohne wesentliche Auswirkungen einer Registrierung. Die Einreichung des Protokolls zusammen mit dem Jahresabschluss führt weder zu dessen Registrierung noch zu dessen Aufnahme in den Handelsregistereintrag. Folglich ist es gegenüber Dritten nicht durchsetzbar, ändert weder die Satzung noch die Unternehmensstruktur und ersetzt in keiner Weise bereits im Handelsregister eingetragene Informationen.
Anders als Artikel 5 weist Artikel 6 dem Registerführer eine – wenn auch begrenzte – Prüffunktion zu: Diese bezieht sich nicht auf den materiellen Inhalt des Protokolls als Familienvereinbarung, sondern auf dessen formale Konformität und darauf, ob es sich um ein Dokument handelt, das die ordnungsgemäße Führung des Familienunternehmens beeinflussen kann, ohne die Unternehmensstruktur zu verändern oder bestehenden Eintragungen zu widersprechen.
Systematisch betrachtet ermöglicht dieser Ansatz die Veröffentlichung des Protokollinhalts, ohne ihn in eine gesetzliche Bestimmung oder eine eintragungspflichtige Unternehmensvereinbarung umzuwandeln. So bleibt sein Charakter als Vereinbarung zwischen Miteigentümern erhalten, gleichzeitig wird ihm jedoch eine größere externe Sichtbarkeit verschafft als der bloße Nachweis seiner Existenz.
Kurz gesagt, bietet Artikel 6 Unternehmen ein flexibles Instrument zur Erhöhung der Transparenz ihrer Familienführung und positioniert sich als Mittelweg zwischen völliger Intransparenz und vollständiger Offenlegung des Protokolls.
Der Unterschied zwischen Artikel 5 und 6 liegt im Umfang der Intervention des Registerführers.
Gemäß Artikel 5 beschränkt sich die Rolle des Registerführers auf die Prüfung des Vorhandenseins des Familienprotokolls, ohne dass er das Dokument selbst einsehen oder prüfen darf. Ein Antrag mit notariell beglaubigter Unterschrift genügt; weder Form noch Inhalt werden geprüft.
Artikel 6 hingegen verlangt die Vorlage des Dokuments in öffentlicher Form und räumt dem Registerführer eine eingeschränkte Prüffunktion ein, die sich auf die Überprüfung der formalen Konformität beschränkt. Vereinbarkeit mit der Unternehmensstruktur, ohne den materiellen Inhalt der Familienvereinbarung zu berücksichtigen.
ARTIKEL 7. EINTRAGUNG VON KLAUSELN IN ÖFFENTLICHEN URKUNDEN ZUR UMSETZUNG DES FAMILIENPROTOKOLLS
Artikel 7 regelt einen von den vorherigen Fällen abweichenden und konzeptionell sehr wichtigen Sachverhalt: Das Familienprotokoll selbst wird nicht veröffentlicht; stattdessen werden Unternehmensvereinbarungen eingetragen, die in Ausführung eines zuvor veröffentlichten Protokolls getroffen wurden.
Die Regelung basiert auf einer klaren Prämisse: Es gibt eintragungsfähige Unternehmensvereinbarungen (z. B. die Bestellung von Geschäftsführern, Satzungsänderungen, die Einrichtung von Beiräten usw.), die zwar aus Unternehmenssicht voll gültig und unabhängig sind, aber auf einem Familienprotokoll beruhen oder durch dieses begründet werden.
In diesen Fällen verleiht Artikel 7 dem Protokoll keine Eintragungswirkung und erlaubt auch keine indirekte Eintragung.
Die einzige Voraussetzung ist, dass bei der Eintragung der Vereinbarung sowohl im Registereintrag als auch im Titel der öffentlichen Urkunde ausdrücklich angegeben wird, dass diese Vereinbarung in Ausführung eines veröffentlichten Familienprotokolls getroffen wurde.
Die Rolle des Registerführers beschränkt sich auf die Standardprüfung des eintragungsfähigen Gesellschaftsvertrags, einschließlich der Überprüfung des Vorliegens eines zuvor veröffentlichten Familienprotokolls und der Richtigkeit des Hinweises auf dessen Ausführung. Der Registerführer prüft unter keinen Umständen den Inhalt des Protokolls oder dessen Eintragung in das Register.
Systematisch betrachtet stellt diese Methode das einzige Mittel der Veröffentlichung mit substanzieller Registerwirkung dar, gilt jedoch ausschließlich für den eingetragenen Gesellschaftsvertrag, nicht für das Familienprotokoll.
– Der Vertrag ist gegenüber Dritten durchsetzbar.
– Er ist für Dritte verbindlich.
– Er hat volle Rechtswirkung.
Die materielle Veröffentlichung bezieht sich auf den Vertrag, während das Protokoll im Bereich der Gesellschaftervereinbarungen verbleibt und keine Rechtskraft oder normative Wirkung gegenüber Dritten erlangt.
Artikel 7 verleiht dem Familienprotokoll keine Rechtswirkung, sondern ermöglicht lediglich die Angabe, dass ein bestimmter Gesellschaftsvertrag gemäß seinen Bestimmungen geschlossen wurde, während das Protokoll eine interne Vereinbarung ohne Wirkung gegenüber Dritten bleibt.
WICHTIGE ASPEKTE DES RECHTLICHEN RAHMENS DES FAMILIENPROTOKOLLS:
1. Erforderliche öffentliche Urkunde:
Das Familienprotokoll muss nicht zwingend als öffentliche Urkunde vorliegen. Es kann grundsätzlich als privates Dokument verfasst werden.
Sollte das Unternehmen beispielsweise beschließen, den Inhalt gemäß Artikel 4 auf der Unternehmenswebsite zu veröffentlichen, ist keine öffentliche Urkunde erforderlich, und ein privates Dokument kann wirksam veröffentlicht werden.
Wird lediglich die Eintragung des Protokolls im Handelsregister (Artikel 5.1) beantragt, genügt ein Antrag mit notarieller Beglaubigung; das Protokoll muss in diesem Fall nicht öffentlich sein.
Ist das Protokoll jedoch als öffentliche Urkunde beglaubigt, muss der Antrag den Namen des beglaubigenden Notars, den Ort, das Datum und die Protokollnummer enthalten.
Anders verhält es sich in Artikel 6: Wird das Protokoll zusammen mit dem Jahresabschluss eingereicht, muss eine vollständige oder teilweise Kopie bzw. eine beglaubigte Kopie der öffentlichen Urkunde, die das Protokoll enthält, beigefügt werden.
Schließlich gilt bei Unternehmensbeschlüssen, die gemäß einem veröffentlichten Familienprotokoll (Artikel 7) gefasst wurden, dass die registrierungsfähigen Unternehmensbeschlüsse selbst in einem öffentlichen Dokument eingetragen werden müssen, nicht das Familienprotokoll, das ein privates Dokument bleiben kann.
Das Protokoll muss in jedem Fall schriftlich vorliegen, da es nur so identifiziert, veröffentlicht, aktualisiert werden kann und als Grundlage für Unternehmensbeschlüsse dient.
2. Wird das Protokoll veröffentlicht oder reicht es aus, dass es existiert?
Dies hängt von der gewählten Veröffentlichungsmethode ab.
Der INHALT des Protokolls wird nur in folgenden zwei Fällen veröffentlicht:
1. Veröffentlichung auf der Website des Unternehmens (Artikel 4).
Der Text des Protokolls wird ganz oder teilweise zugänglich gemacht.
2. Einreichung mit dem Jahresabschluss (Artikel 6).
Eine Kopie oder beglaubigte Kopie wird eingereicht, und der Inhalt kann eingesehen werden.
Der Inhalt des Protokolls wird in folgenden Fällen NICHT veröffentlicht:
1. Registrierung seiner Existenz (Artikel 5).
Das Handelsregister vermerkt lediglich das Bestehen eines Protokolls, ohne dessen Inhalt offenzulegen.
2. Eintragung der im Rahmen des Protokolls gefassten Unternehmensbeschlüsse (Art. 7).
Die Unternehmensbeschlüsse werden mit dem Hinweis eingetragen, dass sie auf dem Protokoll beruhen; das Protokoll selbst wird jedoch nicht veröffentlicht.
Fazit
Das Familienprotokoll wird nur dann in Textform veröffentlicht, wenn es auf der Website des Unternehmens veröffentlicht oder mit dem Jahresabschluss eingereicht wird.
In allen anderen Fällen gibt das Handelsregister lediglich das Bestehen des Protokolls oder die im Rahmen des Protokolls gefassten Beschlüsse bekannt, ohne dessen Inhalt zu veröffentlichen.
Nachdem wir die wesentlichen Aspekte des Familienprotokolls erläutert haben, werden wir nun Folgendes analysieren: Die Schlussbestimmungen sind nachfolgend aufgeführt.
Die zweite Schlussbestimmung, Abschnitt 1, ändert Artikel 114.2 der Handelsregisterverordnung in Bezug auf Aktiengesellschaften.
Diese Änderung macht das Familienprotokoll weder zu einem eintragungsfähigen Dokument noch erweitert sie dessen Öffentlichkeit. Sie ermöglicht jedoch die Eintragung bestimmter Vereinbarungen, die typischerweise im Protokoll getroffen werden, im Handelsregister.
Die Verordnung erlaubt insbesondere die Eintragung von:
a) Vertragsstrafen zur Gewährleistung vereinbarter und eingetragener Verpflichtungen, insbesondere wenn diese Verpflichtungen in einem Familienprotokoll enthalten sind, das zuvor gemäß Artikel 6 und 7 des Königlichen Dekrets 171/2007 veröffentlicht wurde, d. h. durch Einreichung mit dem Jahresabschluss oder durch Eintragung der in seiner Durchführung getroffenen Vereinbarungen.
b) Der Existenz von Beiräten, wobei die Verordnung in diesem Fall keine vorherige Veröffentlichung des Familienprotokolls vorschreibt; es genügt, dass die Einrichtung des Gremiums in der Satzung gemäß Artikel 114.2 und 124 der Handelsregisterverordnung wirksam begründet ist.
Das Familienprotokoll behält in jedem Fall seinen Charakter als private Gesellschaftervereinbarung: Im Handelsregister wird nicht das Protokoll selbst eingetragen, sondern lediglich die konkrete Gesellschaftervereinbarung, nachdem diese durch eine entsprechende, in einer öffentlichen Urkunde formalisierte und gemäß den allgemeinen Vorschriften des Handelsregisters eingetragene Änderung in die Satzung aufgenommen wurde.
Die zweite Schlussbestimmung ändert Absatz d) von Artikel 124.2.
Die Änderung von Artikel 124.2.d) der Handelsregisterverordnung verleiht dem Familienprotokoll keine Eintragungswirkung, ermöglicht aber die Aufnahme einer seiner häufigsten Ausprägungen – des Beirats oder Familienausschusses – in die Satzung mit voller Rechtswirksamkeit.
Der Beirat ist somit keine bloße Familienvereinbarung mehr, sondern wird, sofern die Gesellschafter dies wünschen, zu einem klar definierten und zugänglichen satzungsmäßigen Gremium mit beratender oder informativer Funktion, das dem Handelsregister zugänglich ist.
Das Protokoll bleibt auf der Ebene der Gesellschaftergemeinschaft; eingetragen wird lediglich die daraus hervorgegangene juristische Person.
Der Unterschied zwischen den Artikeln 114 und 124 der Handelsregisterverordnung liegt in ihrem Gegenstand.
Artikel 114 bezieht sich auf Vereinbarungen oder Klauseln zwischen den Gesellschaftern – viele davon stammen aus Familienprotokollen –, die aufgrund ihres Inhalts in einen Vertrag oder die Satzung aufgenommen und im Handelsregister eingetragen werden können und somit Rechtswirkung erlangen. Dies gilt beispielsweise für Vertragsstrafen zur Gewährleistung von Unternehmenspflichten, Systeme zur Ermittlung des Aktienwerts oder spezifische Regelungen zur Übertragung von Anteilen.
Artikel 124 hingegen regelt keine Vereinbarungen, sondern die Organisationsstruktur des Unternehmens. Er ermöglicht die Einrichtung interner Gremien, wie etwa des Beirats oder des Familienausschusses, deren Zusammensetzung, Arbeitsweise und Befugnisse in der Satzung festgelegt werden.
Kurz gesagt: Artikel 114 regelt, welche Regeln eingetragen werden können, während Artikel 124 die Organe des Unternehmens regelt.
Die Schlussbestimmung Zwei, Abschnitte Drei und Vier, bilden für Gesellschaften mit beschränkter Haftung die gleiche Struktur ab, die die Handelsregisterverordnung für Aktiengesellschaften vorsieht, und modifizieren Artikel 175 Absatz 2 und Artikel 185.3 Buchstabe d) entsprechend.
Inkrafttreten: 5. April 2007
Aus gesetzgeberischer Sicht stellt das Königliche Dekret 171/2007 eine Regelung des Familienprotokolls dar, die sich auf dessen Veröffentlichung konzentriert.
Das Gesetz hätte definieren können, was ein Familienprotokoll ist und welchen Zweck es verfolgt.
Dies umfasst auch persönliche Aspekte (wer kann teilnehmen und in welcher Funktion), sachliche Aspekte (welche Beziehungen, Vermögenswerte oder Anteile betroffen sein können) und formale Aspekte (Formvorschriften oder Formfreiheit).
Es beinhaltet ferner die Definition des typischen Inhalts, der Rechtswirkungen zwischen den Parteien und gegenüber Dritten, der Veröffentlichungspflichten sowie der Verfahren zur Änderung und Beendigung.
Diese Fragen veranlassen den Ausleger, den Rechtsrahmen in Angelegenheiten, die nicht vom allgemeinen Zivil- und Gesellschaftsrecht abgedeckt sind, neu zu gestalten.
