FAMILIEPROTOKOLLEN

KONGELIG RESOLUTJON 171/2007

ARTIKKEL 1 FORMÅL

Artikkel 1 definerer klart og strengt omfanget av denne kongelige resolusjonen.

Formålet er ikke å regulere innholdet, den juridiske naturen eller gyldigheten av familieprotokoller, men utelukkende å fastsette hvordan de kan offentliggjøres.

Forskriften fokuserer på midlene og mekanismene som familieprotokoller for unoterte selskaper kan bruke for å oppnå formell offentlighet, spesielt gjennom handelsregisteret.

Denne bestemmelsen bekrefter at den kongelige resolusjonen ikke griper inn i den interne strukturen til protokollen eller avtalene den inneholder.

Den skaper heller ikke en juridisk forpliktelse til å offentliggjøre dem.

Forskriften er utelukkende begrenset til de formelle aspektene ved formidlingen av dem, og derfor til verktøyene som selskaper kan bruke for å gi åpenhet, synlighet eller registrering av disse avtalene.

Artikkel 1 etablerer dermed det generelle rammeverket: Den kongelige resolusjonen omhandler offentligheten av familieprotokoller og hvordan disse kan registreres i handelsregisteret, uten å påvirke det kontraktsmessige innholdet eller avtalefriheten til familiebedrifter.

Hvorfor den kongelige resolusjonen begynner med saken og ikke definisjonen

Fra et systematisk synspunkt presenterer strukturen i den kongelige resolusjonen en innledende innvending: Artikkel 1 angir formålet med forskriften før den gir den juridiske definisjonen av en familieprotokoll.

Når det gjelder lovutforming, ville det vært mer naturlig og tydeligere å begynne med å definere hva som menes med en familieprotokoll, og deretter bestemme hvilke aspekter av dette instrumentet som vil være underlagt regulering.

Ved å ikke begynne med definisjonen, møter leseren en formålserklæring – å regulere offentligheten av familieprotokoller og deres registrering i handelsregisteret – uten ennå å vite hva en familieprotokoll er, juridisk sett.

Denne omvendte rekkefølgen tvinger en til å mentalt gå tilbake til artikkel 2 for å forstå omfanget av artikkel 1, som ikke bidrar til klarheten eller den interne logikken i teksten.

Hvorfor det ikke er et lovpålagt dokument

Et lovpålagt dokument er et hvis innhold er en del av selskapets vedtekter, er registrerbart og kan håndheves mot tredjeparter.

Familieprotokollen gjør imidlertid følgende:

1. Endrer ikke vedtektene.

2. Er ikke automatisk registrert i handelsregisteret.

3. Kan ikke motsi vedtektene, men erstatter dem heller ikke.

Artikkel 2 nevner ikke på noe tidspunkt at den er en del av vedtektene.

Kongelig resolusjon 171/2007 vier artikkel 5, 6 og 7 til å etablere ulike former for offentliggjøring av familieprotokollen, og gjør det klart at den ikke er registrert som sådan i handelsregisteret.

Protokollen blir under ingen omstendigheter en del av selskapets registeroppføring, og den får heller ikke lovfestet status. Registeret er begrenset til å registrere dens eksistens, arkivere teksten ved innlevering av regnskap eller nevne implementeringen i registrerbare selskapsvedtak.

Selve vedtektene gjør det klart at det er et dokument utenfor vedtektene, underlagt registrering eller omtale, men ikke innlemmelse i vedtektene.

Selv om artikkel 1 i kongelig dekret 171/2007 refererer til "tilgang til handelsregisteret" for familieprotokoller, bør dette uttrykket ikke forstås strengt tatt som registrering.

Det er en intern kontraktsavtale, basert på prinsippet om kontraktsfrihet, hvis formål er å forhindre konflikter og regulere forholdet mellom familiemedlemmer og selve selskapet.

Definisjonen fremhever fire viktige elementer:

1. Kontraktsmessig karakter.

2. Involverte parter: medlemmer og familiemedlemmer med en personlig interesse i selskapet.

3. Emne: forholdet mellom familie, eierskap og virksomheten.

4. Omfang: Unoterte selskaper.

Dette er en bred definisjon som tillater flere konfigurasjoner, noe som gjenspeiler heterogeniteten til familiebedrifter i Spania.

ARTIKKEL 2 DEFINISJON AV FAMILIEPROTOKOLLEN OG DENS OFFENTLIGHET

1. Innhold i artikkel 2

Avsnitt 1. Den juridiske definisjonen

Det kongelige dekretet gir her den første og eneste regulatoriske definisjonen av begrepet "familieprotokoll" innenfor det spanske rettssystemet.

Denne definisjonen er bred og fleksibel.

En familieprotokoll er et sett med avtaler som inngås mellom partnerne eller mellom dem og tredjeparter med familiebånd, alltid med henvisning til et unotert selskap.

Formålet er å skape et stabilt rammeverk for kommunikasjon, konsensus og beslutningstaking som tillater regulering av forholdet mellom familie, eierskap og virksomheten.

Forskriften anerkjenner uttrykkelig protokollens parasosiale natur.

Ingressen til selve den kongelige resolusjonen sier dette ordrett:

«innholdet vil bli bestemt av partenes tariffavtale, som en aksjonæravtale.»

Det er ikke et lovpålagt dokument eller en handling som kan registreres i seg selv.

Avsnitt 2. Én protokoll per selskap

Forskriften Den etablerer prinsippet om enhetlighet i den publiserte protokollen.

Et selskap kan bare publisere én protokoll, selv om dette ene dokumentet kan oppdateres, endres eller erstattes.

Hvis protokollen berører flere selskaper innenfor samme familiegruppe, kan hvert selskap bare publisere den delen som gjelder den.

Hvis det gjøres et forsøk på å registrere eller innlevere en annen, annen protokoll, må handelsregisteret avvise den, med mindre det uttrykkelig er angitt at det er en modifikasjon eller erstatning av den forrige.

Målet er å garantere rettssikkerhet og forhindre at motstridende eller overlappende dokumenter eksisterer samtidig innenfor samme selskap.

Avsnitt 3. Frivillig publisering

Publikasjon er alltid valgfritt.

Et selskap kan:

1. Ikke publisere den.

2. Publisere den gjennom én kanal.

3. Publisere den gjennom flere kanaler samtidig.

Det er ingen juridisk forpliktelse til å offentliggjøre familieprotokollen, og offentlige myndigheter kan heller ikke kreve at den publiseres for å anerkjenne rettigheter eller virkninger.

Dette bekrefter dokumentets private natur.

2. Teknisk kritikk av artikkel 2

Definisjonen i avsnitt 1 er nyttig, men:

For det første: den definerer ikke tydelig utvalget av familiemedlemmer som kan delta.

Konseptet «tredjeparter med familiebånd» er upresist og lar spørsmålet om fjerne slektninger, samboere eller ikke-medlemmer av familiemedlemmer med betydelig innflytelse stå åpent.

For det andre: definisjonen refererer til protokollens formål (å regulere forholdet mellom familie, eiendom og virksomhet), men identifiserer ikke dens spesifikke juridiske natur, noe som tvinger frem rekonstruksjon basert på sivilrett og selskapsrett.

Lovgiver unngår å kategorisere figuren, men unnlater dermed å definere dens grenser.

Artikkel 2 forteller deg hva en protokoll er til for, men den forteller deg ikke hva den er.

Og ved å ikke si hva den er, forteller den deg heller ikke hva den kan og ikke kan inneholde.

Dette lar aspekter være uregulerte og tvinger frem at dens natur rekonstrueres basert på sedvanerett.

For det tredje: Det ville vært ønskelig om definisjonen i det minste hadde inkludert en eksplisitt henvisning til dens kontraktsmessig bindende karakter mellom underskriverne. Forskriften forutsetter dette, men angir det ikke.

3. Juridiske konsekvenser av artikkel 2

a. Definisjonen i paragraf 1 tillater identifisering av det objektive virkeområdet for den kongelige resolusjonen.

b. Prinsippet om «én publisert protokoll» forhindrer sameksistens av motstridende versjoner.

c. Publisering er frivillig, slik at protokollen forblir fullt gyldig selv om selskapet bestemmer seg for ikke å publisere den.

d. Enheten i den publiserte protokollen krever at det opprettholdes konsistens mellom det interne dokumentet og dets offentlige refleksjon.

e. Definisjonen påvirker registreringsprosessen, ettersom registratoren må bekrefte at det innsendte dokumentet oppfyller de subjektive og objektive kravene i artikkel 2.

Hva registratoren må bekrefte

Registraren har IKKE tilgang til innholdet i protokollen.

Dette er uttrykkelig angitt i artikkel 5.2.

Så hva bør bekreftes?

Det må verifiseres at det som presenteres som en «familieprotokoll» passer til den juridiske definisjonen i artikkel 2.

Det vil si at to ting må verifiseres:

A. Subjektive krav (hvem signerer den)

Artikkel 2 krever at det er en avtale:

• mellom partnere

• eller mellom partnere og tredjeparter med familiebånd.

Derfor må registratoren verifisere at det fremlagte dokumentet er undertegnet av de som er juridisk autorisert til å gjøre det.

Hvis det for eksempel ble signert av personer uten familiebånd, kunne registratoren ikke akseptere det som en familieprotokoll i henhold til kongelig resolusjon.

B. Objektive krav (hva dokumentet omhandler)

Artikkel 2 krever at avtalen:

• påvirker et ikke-børsnotert selskap, og

• har som mål å regulere forholdet mellom familie, eierskap og virksomhet.

Registraren går ikke i detalj om innholdet, men må verifisere at det fremlagte dokumentet faktisk passer til denne definisjonen.

Ikke hvilket som helst dokument som partene kaller en «protokoll» er tilstrekkelig.

Det må være en protokoll i henhold til artikkel 2.

C. Hvorfor dette påvirker kvalifikasjonen

Fordi hvis dokumentet ikke oppfyller de essensielle elementene i definisjonen i artikkel 2:

• kan ikke selskapet publisere det,

• kan ikke registratoren bekrefte dets eksistens,

• det kan ikke innleveres,

• og selskapsvedtak kan ikke utføres «i henhold til protokollen».

Hva publiseres om en familieprotokoll?

De fire publiseringsmetodene i kongelig resolusjon 171/2007

Det kongelige resolusjonen gir fire forskjellige metoder for å publisere familieprotokollen.

Hver av dem innebærer et ulikt nivå av formidling av dokumentet.

Metode 1

Publikasjon på selskapets nettsted (artikkel 4)

Hva publiseres?

Innholdet i protokollen, helt eller delvis, publiseres fordi selskapet legger det ut på nettstedet sitt.

For å bruke prosedyren beskrevet i artikkel 4 i kongelig resolusjon 171/2007, må selskapet frivillig registrere nettstedet sitt hos handelsregisteret.

Denne registreringen er ikke lenger obligatorisk Generell informasjon er kun nødvendig hvis denne spesifikke metoden for å offentliggjøre protokollen skal brukes.

Hvem kan bestemme?

Kun det styrende organet, aldri individuelle partnere.

Krav

Nettstedet må være registrert i handelsregisteret for å garantere autentisitet.

Viktige merknader

Hvis protokollen inneholder sensitive personopplysninger, kan den bare publiseres med uttrykkelig samtykke (artikkel 3.2).

Mange selskaper publiserer en renset versjon, uten sensitive klausuler.

En renset versjon er en delvis versjon av familieprotokollen som offentliggjøres ved å fjerne personlige eller sensitive klausuler, og kun beholde forretnings- og styringsreglene.

Publikasjonstype

Åpen publisering, tilgjengelig for alle.

Alternativ 2

Bevis på protokollens eksistens (artikkel 5)

I dette alternativet publiseres ikke protokollens innhold i handelsregisteret.

Det som registreres i registeroppføringen er eksistensen av en familieprotokoll, med et identifiserende sammendrag, og, der det er aktuelt, en indikasjon på at innholdet er tilgjengelig på selskapets nettsted som er registrert i registeret.

Registeret deponerer ikke dokumentet, tillater ikke konsultasjon eller vurderer innholdet.

Hvis protokollen er tilgjengelig, er det eksternt, gjennom nettstedet, ikke gjennom selve registeret.

Det er derfor en form for offentlig kunngjøring, begrenset til å kunngjøre protokollens eksistens og, der det er aktuelt, hvor den kan konsulteres.

Det identifiserende sammendraget er en minimal registeroppføring som er ment å identifisere familieprotokollen – dato, eksistens og, der det er aktuelt, notarreferanse eller nettstedstilgjengelighet – uten å publisere eller vurdere innholdet.

Alternativ 3

Innlevering av protokollen sammen med årsregnskapet (artikkel 6)

Hva publiseres?

Her publiseres innholdet, helt eller delvis, fordi en kopi eller bekreftet kopi av protokollen er innlevert til handelsregisteret.

Dette dokumentet innleveres sammen med selskapets årsregnskap.

Alle som konsulterer årsregnskapet vil kunne se den innleverte protokollen.

Viktige merknader

-.- Den må være i et notarisert offentlig dokument.

-.- Den endrer ikke selskapets organisasjonsstruktur.

-.- Den har ingen virkning for tredjeparter.

Type publisering

Åpenhet og offentliggjøring, tilgjengelig for tredjeparter, men uten registreringsvirkning.

Alternativ 4

Registrering av selskapsvedtak i henhold til protokollen (artikkel 7)

Hva publiseres?

Selve protokollen publiseres ikke.

Selskapsvedtakene som det søkes om registrering for, publiseres med uttrykkelig angivelse av at:

"Vedtatt i henhold til familieprotokollen."

Eksempel

Utnevnelse av styremedlemmer, overføring av aksjer, opprettelse av en rådgivende komité osv., hvis de stammer fra protokollen. Art. Artikkel 114, 124 og 185 i forskriftene om handelsregisteret

Type publisering

Veteriell publisering, fordi det som registreres er selskapsavtalen, som er bindende for tredjeparter.

Konklusjon

Når publiseres innholdet i protokollen?

Kun på disse to måtene:

1. På selskapets nettsted (art. 4).

2. I innleveringen til årsregnskapet (art. 6).

Når publiseres IKKE innholdet?

På disse to måtene:

1. Registreringslogg (art. 5): kun dens eksistens.

2. Avtaler i henhold til protokollen (art. 7): kun referansen til dens undertegnelse.

Protokollen registreres aldri → korrekt (art. 5, 6 og 7).

Protokollen kan publiseres på flere måter → korrekt.

Protokollens innhold offentliggjøres kun gjennom to kanaler, som vi skal se.

Gjennom andre kanaler publiseres ikke noe innhold, kun dens eksistens eller implementering.

Derfor:

Protokollens innhold blir kun offentliggjort når selskapet bestemmer seg for å legge det ut på nettstedet sitt eller sende det inn sammen med regnskapet.

Gjennom andre kanaler blir kun dens eksistens eller implementering offentliggjort.

Hva betyr det at en protokoll påvirker flere selskaper?

Det betyr at en enkelt familieprotokoll regulerer aspekter som samtidig påvirker flere selskaper innenfor samme familiegruppe.

Eksempel

Familie med tre selskaper:

A (driftsselskap)

B (eiendelsholding)

C (ledelse)

Av praktiske årsaker kan det skilles mellom driftsselskapet, som direkte utfører den økonomiske aktiviteten; eiendelsholdingselskapet, som eier eiendelene; og forvaltningsselskapet, som sentraliserer konsernets administrative eller ledelsesmessige funksjoner.

Og en enkelt felles protokoll som regulerer:

1. Generasjonsskifte

2. Overføring av aksjer

3. Utbyttepolitikk

4. Familiemedlemmers deltakelse i hvert selskap

5. Felles beslutningssystem

Hva tillater artikkel 2.2?

Det tillater hvert selskap å publisere bare den delen som påvirker det.

Hele protokollen vil ikke bli publisert for hver registeroppføring fordi:

-.- hvert selskap har sin egen oppføring

-.- bare data knyttet til det selskapet kan inkluderes i den

-.- publisering av en felles protokoll i sin helhet kan forvirre tredjeparter

-.- den kan inkludere avtaler som ikke påvirker det selskapet

Eksempel

-.- Selskap A publiserer bare klausulene som gjelder A

-.- Selskap B publiserer bare klausulene som gjelder A B-er

-.- C publiserer kun C-er

Protokollens enhet forblir intern, men dens publisitet er fragmentert for å overholde registersystemet.

Endelig konklusjon

Når en protokoll påvirker flere selskaper, publiserer hvert enkelt bare det som gjelder den.

Protokollen er unik, men dens publisitet er tilpasset hvert enkelt selskap individuelt.

ARTIKKEL 3 KRAV TIL OFFENTLIGGJØRELSE AV FAMILIEPROTOKOLER

Artikkel 3 fastsetter de generelle reglene som gjelder når selve familieprotokollen offentliggjøres, noe som kun skjer gjennom publisering på selskapets nettsted (artikkel 4) eller gjennom innlevering sammen med årsregnskapet (artikkel 6).

Registeroppføringen i artikkel 5 offentliggjør ikke innholdet i protokollen, men bare dens eksistens.

Artikkel 7 offentliggjør på sin side heller ikke protokollen, men bare de selskapsvedtakene som er vedtatt i gjennomføringen av den.

Dens funksjon er å etablere grensene og sikkerhetstiltakene som må respekteres før dokumentet publiseres.

1. Avgjørelsen ligger utelukkende hos styret (art. 3.1)

Artikkel 3.1 gir styret ansvaret for å avgjøre om protokollen skal publiseres eller ikke.

Dette er ikke en avgjørelse for de enkelte aksjonærene, styrelederen eller en tredjedel av aksjekapitalen.

Regelen krever at styret handler:

- i selskapets beste interesse,

- og under eget ansvar.

Dette innebærer to ideer:

a. Publisering av protokollen er en strategisk avgjørelse for selskapet, ikke bare en utførelse av familiens ønsker.

Publisering av protokollen kan ha betydelige konsekvenser for selskapet i forhold til tredjeparter, og derfor må avgjørelsen tas av de som leder selskapet, og vurdere om det er i selskapets beste interesse eller ikke.

b. Selskapet kan velge å ikke publisere den, selv om aksjonærene ønsker det, hvis det mener at publiseringen er i strid med selskapets beste interesser (for eksempel ved å eksponere sensitiv informasjon).

Dette forsterker skillet mellom familiesfæren og bedriftssfæren, og lar den endelige vurderingen ligge i hendene på ledelsen.

Familien kan bli enige om hvordan den ønsker å organisere seg, men bare selskapet kan bestemme hva som skal offentliggjøres på dens vegne.

Selv om individene som utgjør familien og selskapet i en familiebedrift ofte sammenfaller, er de juridisk sett separate enheter.

Familien kan fritt bli enige om hvordan de skal organisere sine interne forhold gjennom en familieprotokoll, men bare selskapet, gjennom styret, kan bestemme hvilke deler av disse avtalene som skal offentliggjøres på dens vegne til tredjeparter.

2. Offentliggjøring betinget av streng overholdelse av personvernforskriftene (art. 3.2)

Artikkel 3.2 innfører en avgjørende begrensning: publiseringen av protokollen – enten på nettstedet eller i handelsregisteret – må være fullt ut i samsvar med den organiske loven om vern av personopplysninger.

Selv om artikkel 3.2 i kongelig resolusjon 171/2007 viser til organisk lov 15/1999, som nå er opphevet, bør denne referansen forstås som en henvisning til forordning (EU) 2016/679 (GDPR) og organisk lov 3/2018, som utgjør det nåværende rammeverket for beskyttelse av personopplysninger.

Dette forplikter styringsorganet til å:

a. Identifisere om protokollen inneholder sensitive personopplysninger.

Vanlige eksempler:

• ekteskapelig formue,

• private familieavtaler,

• klausuler om familiemedlemmers tilgang til virksomheten,

• personlige forpliktelser (arbeid, studier, oppførsel),

• spesifikke arvekriterier,

• data om mindreårige.

b. Be om uttrykkelig samtykke fra de registrerte.

Hvis selskapet ønsker å publisere disse klausulene, trenger det uttrykkelig samtykke, ikke antatt eller stilltiende samtykke.

Artikkel 3.2 krever dette utvetydig.

Uten dette samtykket kan ikke disse delene av protokollen publiseres.

Selskapet må:

• fjerne dem,

• anonymisere dem,

• eller rett og slett ikke publisere dem.

Dette punktet forklarer hvorfor mange selskaper velger å:

- publisere en renset versjon på nettstedet, og

- kun sende inn den fullstendige versjonen når det er hensiktsmessig (art. 6).

3. Forpliktelse til å oppdatere den publiserte protokollen og formodning om gyldighet (art. 3.3)

Når et selskap offentliggjør eksistensen av en familieprotokoll ved å publisere den på selskapets nettsted eller ved å registrere den i handelsregisteret, oppstår plikten til å holde denne informasjonen oppdatert, i samsvar med artikkel 3.3 i kongelig resolusjon. I mangel av oppdateringer antas protokollen å være gyldig i henhold til de vilkårene som dens eksistens er offentliggjort på.

Når et selskap har registrert en familieprotokoll i handelsregisteret, må enhver endring eller erstatning av denne også gjenspeiles, selv om innholdet ikke er publisert; ellers antas protokollen hvis eksistens opprinnelig ble kunngjort å være i kraft.

Denne formodningen beskytter tredjeparter som konsulterer den Selskapets nettsted eller selskapets registreringsskjema i handelsregisteret gir aksjonærer mulighet til å stole på eksistensen og gyldigheten av familieprotokollen slik den er publisert, selv om innholdet ikke er tilgjengelig.

Denne bestemmelsen, artikkel 3, har en betydelig juridisk konsekvens:

Den publiserte protokollen kan ikke bli foreldet uten at selskapet formelt oppdaterer den.

Unnlatelse av å gjøre dette kan føre til:

• forvirring for tredjeparter,

• ansvar for styremedlemmer,

• problemer med å tolke senere selskapsvedtak,

• og konflikter mellom aksjonærer.

Artikkelen har som mål å forhindre at selskapet projiserer et unøyaktig eller utdatert bilde til omverdenen.

Oppdateringsprosedyren som er fastsatt i artikkel 3.3 er uttrykkelig knyttet til publiseringen av protokollens eksistens på selskapets nettsted eller i handelsregisteret, uten å uttrykkelig omfatte innlevering av protokollen sammen med årsregnskapet, som regulert i artikkel 6.

Fra et sunt lovgivende utformingsperspektiv ville det vært å foretrekke at loven hadde fastsatt denne forpliktelsen, formulert den sammenhengende for alle publiseringsmetodene som er fastsatt i den kongelige resolusjonen, enten gjennom en uttrykkelig henvisning i selve artikkel 3 eller gjennom en spesifikk bestemmelse i artikkel 6.

ARTIKKEL 4. PUBLISERING AV FAMILIEPROTOKOLLER PÅ SELSKAPETS NETTSTED

Artikkel 4 regulerer den bredeste og mest direkte formen for offentliggjøring av familieprotokollen: publiseringen på selskapets nettsted.

Forskriften gir denne fullmakten utelukkende til styret, som kan samtykke i å publisere protokollen på selskapets nettsted, forutsatt at nevnte domene eller internettadresse tidligere er registrert i handelsregisteret.

Dette er ikke bare et hvilket som helst nettsted, men nettstedet som offisielt er knyttet til selskapet, noe som garanterer autentisiteten og sporbarheten til den publiserte informasjonen.

I motsetning til den rene registreringen som kreves i artikkel 5, offentliggjør denne metoden effektivt protokollens innhold, ettersom dokumentet er fullt tilgjengelig for enhver tredjepart som konsulterer nettstedet.

Dette representerer det høyeste nivået av frivillig åpenhet, hvis bruk må vurderes ut fra et offentlig interesseperspektiv.

Henvisningen til artikkel 9 i lov 34/2002 tjener en relevant teknisk funksjon: den sikrer at nettstedet som brukes er identifisert, deklarert og underlagt forpliktelsene til leverandører av informasjonssamfunnstjenester, og dermed forsterker den juridiske sikkerheten til den publiserte informasjonen.

Selv om henvisningen til artikkel 9 i lov 34/2002 har blitt utdatert etter påfølgende endringer, er dens hensikt fortsatt gyldig, ettersom den tar sikte på å sikre at protokollen publiseres på et bedriftsnettsted som er identifiserbart og juridisk tilskrivbart selskapet.

Fra et materiellt synspunkt omdanner ikke denne formen for publisering protokollen til en lovbestemmelse, og den gir den heller ingen registreringsvirkninger.

Protokollen er fortsatt en aksjonæravtale, men innholdet gjøres offentlig tilgjengelig etter selskapets beslutning.

Dette krever utvisning av den største forsiktighet som er fastsatt i artikkel 3, særlig med hensyn til beskyttelse av personopplysninger. Av denne grunn velger mange selskaper i praksis å publisere rengjorte versjoner av protokollen, unntatt klausuler av strengt familiemessig art.

Kort sagt etablerer artikkel 4 en frivillig, omfattende og fullt tilgjengelig metode for offentliggjøring, egnet for selskaper som ønsker å fremme en høy grad av åpenhet og orden i sine familieforhold, som krever forhåndsvurdering fra styret.

ARTIKKEL 5. REGISTRERING AV FAMILIEPROTOKOLLER

Artikkel 5 regulerer minimumsmetodene for registrering av en familieprotokoll: ganske enkelt å registrere dens eksistens i selskapets registreringsfil, uten tilgang til innholdet.

Initiativet ligger igjen utelukkende hos styret, som kan anmode om slik registrering ved hjelp av en begjæring med en notarisert signatur.

Dette er en formell handling som ikke krever et offentlig dokument om protokollen eller fullstendig innsending til registeret, noe som forsterker systemets frivillige og fleksible natur.

Registreringsoppføringen er begrenset til et identifiserende sammendrag av protokollen, som blant annet kan inneholde:

• familieprotokollens eksistens,

• dens dato,

• og, der det er aktuelt, om den er tilgjengelig på selskapets nettsted.

Denne omtalen lar tredjeparter vite at selskapet har vedtatt et internt rammeverk for familieorganisering, uten å avsløre innholdet i avtalen, og dermed bevare konfidensialiteten som ligger i denne typen avtale.

Den andre delen forsterker uttrykkelig denne ideen ved å fastslå at Selv om protokollen er formalisert i et notarialdokument, kan ikke registratoren kreve at den fremlegges eller vurdere innholdet.

Registratorens funksjon er strengt begrenset til å verifisere de formelle kravene og bekrefte at:

• ingen annen protokoll har blitt publisert tidligere,

• eller, hvis aktuelt, at den nye protokollen presenteres som en modifikasjon eller erstatning av den forrige, i samsvar med artikkel 2.2.

Artikkel 5 betinger ikke registreringen av familieprotokollen av at den tidligere er publisert på selskapets nettsted. Handelsregisteret kan ganske enkelt registrere protokollens eksistens, med tilhørende identifiserende informasjon, uten å publisere innholdet.

Bare når selskapet oppgir at protokollen er tilgjengelig på selskapets nettsted, må registratoren verifisere dette faktum som en ekstern sak, uten å kreve fremleggelse av dokumentet eller vurdere innholdet.

Mulig angivelse av autoriserende notar, sted, dato og notarialprotokollnummer tjener et rent identifiserende formål og garanterer autentisitet, uten å omdanne protokollen til et registrerbart dokument eller gi den noen registreringsvirkning.

Artikkel 5 tillater selskapet å kommunisere eksistensen av en familieprotokoll til omverdenen, uten å offentliggjøre innholdet. Dette er en form for begrenset publisitet, ment å demonstrere at selskapet er organisert og har interne regler, men uten at disse reglene påvirker tredjeparter eller endrer det som er registrert i handelsregisteret.

ARTIKKEL 6. FAMILIEPROTOKOLL VED PRESENTASJON AV ÅRSREGNSKAP

Artikkel 6 introduserer en mellomliggende metode for offentliggjøring av familieprotokollen, som ligger mellom fullstendig publisering på selskapets nettsted (artikkel 4) og ren registrering av dens eksistens (artikkel 5).

Forskriften tillater styret, når det innleverer årsregnskapet, å inkludere blant dokumentasjonen som sendes inn til handelsregisteret en fullstendig eller delvis kopi eller bekreftet kopi av det offentlige dokumentet som inneholder familieprotokollen.

Dette utgjør en form for offentliggjøring knyttet til overholdelse av en periodisk kommersiell forpliktelse, men er strengt frivillig.

Denne metoden har flere viktige egenskaper:

For det første må protokollen være i form av et notarialt offentlig dokument, i motsetning til den enkle registreringen som kreves i artikkel 5.

Private dokumenter er ikke tillatt.

For det andre kan innleveringen være fullstendig eller delvis, noe som lar selskapet justere nivået av åpenhet ved å ekskludere klausuler av strengt personlig eller familiær art og begrense offentliggjøring til de aspektene som anses relevante for god styring av familiebedriften.

For det tredje blir det innleverte dokumentet ikke registrert, men arkivert sammen med årsregnskapet, noe som gjør det tilgjengelig for tredjeparter som konsulterer dokumentasjonen som er innlevert til handelsregisteret.

Dette er derfor en form for åpenhet, men uten vesentlige registreringseffekter. Innlevering av protokollen sammen med årsregnskapet innebærer ikke registrering eller innlemmelse i selskapets registerpost. Følgelig er den ikke håndhevbar mot tredjeparter, endrer ikke vedtektene, endrer ikke selskapsstrukturen og erstatter på ingen måte det som allerede er registrert i handelsregisteret.

I motsetning til artikkel 5, gir artikkel 6 registratoren en kvalifiserende funksjon, om enn begrenset en: kvalifikasjonen fokuserer ikke på det materielle innholdet i protokollen som en familieavtale, men snarere på dens formelle samsvar og om det er et dokument som kan påvirke den rette styringen av familiebedriften, uten å endre dens selskapsstruktur eller motsi det som allerede er registrert.

Fra et systematisk synspunkt tillater denne tilnærmingen at innholdet i protokollen offentliggjøres uten å konvertere den til en lovbestemmelse eller en registrerbar selskapsavtale, og opprettholder dens karakter som en paraaksjonæravtale, men gir den større ekstern synlighet enn bare bevis på dens eksistens.

Kort sagt tilbyr artikkel 6 selskaper et fleksibelt verktøy for å øke åpenheten i sin familiestyring, og posisjonerer seg som en mellomløsning mellom total ugjennomsiktighet og full offentliggjøring av protokollen.

Forskjellen mellom artikkel 5 og 6 ligger i omfanget av registratorens inngripen.

I henhold til artikkel 5 er registratorens rolle begrenset til å verifisere eksistensen av familieprotokollen, uten å få tilgang til eller gjennomgå selve dokumentet. En forespørsel med notarialbekreftet signatur er tilstrekkelig, og verken formen eller innholdet blir undersøkt.

Artikkel 6 krever derimot innsending av dokumentet, som må være i offentlig form, og gir registratoren en begrenset kontrollfunksjon, begrenset til å verifisere dets formelle samsvar og samsvar kompatibilitet med selskapsstrukturen, uten å ta for seg det materielle innholdet i familieavtalen.

ARTIKKEL 7. REGISTRERING AV KLAUSULER I OFFENTLIGE SKREVINGER SOM IMPLEMENTERER FAMILIEPROTOKOLLEN

Artikkel 7 regulerer en situasjon som er forskjellig fra de foregående og konseptuelt svært viktig: selve familieprotokollen publiseres ikke; i stedet registreres selskapsavtaler som er vedtatt i henhold til en tidligere publisert protokoll.

Regelen er basert på en klar forutsetning: det finnes registrerbare selskapsavtaler (for eksempel utnevnelse av styremedlemmer, endringer i vedtektene, opprettelse av rådgivende organer osv.) som, selv om de er fullt gyldige og uavhengige fra et selskapsperspektiv, stammer fra eller er begrunnet av en familieprotokoll.

I disse tilfellene gir ikke artikkel 7 protokollen registreringsvirkning, og den tillater heller ikke indirekte registrering.

Det eneste kravet er at det ved registrering av avtalen uttrykkelig angis at nevnte avtale ble vedtatt i henhold til en publisert familieprotokoll, både i tinglysingsinnføringen og i selve tittelen på det offentlige skjøtet.

Registratorens rolle er begrenset til standard gjennomgang av den registrerbare selskapsavtalen, inkludert å verifisere eksistensen av en tidligere publisert familieprotokoll og at referansen til dens undertegnelse er nøyaktig. Registratoren gjennomgår under ingen omstendigheter innholdet i protokollen eller dens innlemmelse i registeret.

Fra et systematisk perspektiv utgjør denne metoden den eneste måten å offentliggjøre den med vesentlig registervirkning, men den gjelder utelukkende for den registrerte selskapsavtalen, ikke for familieprotokollen.

-.- Avtalen kan håndheves mot tredjeparter,

-.- Den er bindende for tredjeparter,

-.- Den har full rettsvirkning.

Materiell offentliggjøring gjelder avtalen, mens protokollen forblir innenfor aksjonæravtalenes område, uten å få lovfestet status eller normativ virkning mot tredjeparter.

Artikkel 7 gir ikke familieprotokollen rettskraft, men tillater snarere indikasjon på at en spesifikk selskapsavtale er inngått i samsvar med dens bestemmelser, mens protokollen forblir en intern avtale uten virkning mot tredjeparter.

VESENTLIGE ASPEKTER VED DET RETTSLIGE RAMMEVERKET FOR FAMILIEPROTOKOLLEN:

1. Offentlig dokument kreves:

Familieprotokollen trenger ikke nødvendigvis å være i form av et offentlig dokument. I prinsippet kan den utarbeides som et privat dokument.

Dermed, hvis selskapet bestemmer seg for å publisere innholdet på selskapets nettsted i samsvar med artikkel 4, er det ikke nødvendig med et offentlig dokument, og et privat dokument kan gyldig publiseres.

Hvis det som bare forespurtes er registrering av protokollens eksistens i selskapets registerpost (artikkel 5.1), er en forespørsel med en notarialbekreftet signatur tilstrekkelig, uten at protokollen trenger å være et offentlig dokument.

Men hvis protokollen er formalisert som et offentlig dokument, må forespørselen angi den autoriserende notarius publicus, sted, dato og protokollnummer.

Situasjonen er annerledes i artikkel 6, hvor, hvis protokollen innleveres sammen med årsregnskapet, må en fullstendig eller delvis kopi eller bekreftet kopi av det offentlige dokumentet som inneholder protokollen inkluderes.

Til slutt, når det gjelder selskapsvedtak vedtatt i henhold til en publisert familieprotokoll (artikkel 7), er det selve de registrerbare selskapsvedtakene som må registreres i et offentlig dokument, ikke familieprotokollen, som kan forbli et privat dokument.

Uansett må protokollen foreligge skriftlig, da dette er den eneste måten den kan identifiseres, offentliggjøres, oppdateres og tjene som grunnlag for å vedta selskapsvedtak.

2. Er protokollen publisert, eller er det bare at protokollen eksisterer?

Det avhenger av den valgte publiseringsmetode.

INNHOLDET i protokollen publiseres kun i disse to tilfellene:

1. Publisering på selskapets nettsted (artikkel 4).

Protokollteksten, helt eller delvis, gjøres tilgjengelig.

2. Innlevering sammen med årsregnskapet (artikkel 6).

En kopi eller bekreftet kopi arkiveres, og innholdet kan konsulteres.

Protokollens innhold publiseres IKKE i disse andre tilfellene:

1. Registrering av dens eksistens (artikkel 5).

Handelsregisteret registrerer kun eksistensen av en protokoll, uten å gi tilgang til innholdet.

2. Registrering av selskapsvedtak vedtatt i dens gjennomføring (art. 7).

Selskapsvedtakene registreres, med en merknad om at de stammer fra protokollen, men selve protokollen publiseres ikke.

Konklusjon

Familieprotokollen publiseres kun i tekstform når den legges ut på selskapets nettsted eller innleveres sammen med årsregnskapet.

I alle andre tilfeller kunngjør handelsregisteret ganske enkelt protokollens eksistens eller det faktum at visse vedtak vedtas i dens gjennomføring, uten å publisere innholdet.

Etter å ha avklart de viktigste aspektene ved familieprotokollen, vil vi nå analysere De endelige bestemmelsene er angitt nedenfor.

Den andre endelige bestemmelsen, avsnitt én, endrer artikkel 114.2 i forskriftene om handelsregisteret med hensyn til allmennaksjeselskaper.

Denne endringen gjør ikke familieprotokollen til et registrerbart dokument, og den utvider heller ikke i seg selv dens offentlighet, men den tillater at visse avtaler som vanligvis stammer fra protokollen registreres i handelsregisteret.

Forskriftene tillater spesielt registrering av:

a) Straffeklausuler som garanterer avtalte og registrerte forpliktelser, spesielt når slike forpliktelser er inkludert i en familieprotokoll som tidligere er publisert i samsvar med artikkel 6 og 7 i kongelig resolusjon 171/2007, det vil si ved å sende den inn sammen med årsregnskapet eller gjennom registrering av avtaler som er vedtatt i utførelsen av den.

b) Eksistensen av rådgivende komiteer, uten at forskriften krever forhåndspublisering av familieprotokollen i dette tilfellet; det er tilstrekkelig at opprettelsen av organet er gyldig fastsatt i vedtektene i samsvar med artikkel 114.2 og 124 i forskriftene om handelsregisteret.

Uansett beholder familieprotokollen sin natur som en privat, paraaksjonæravtale: det som registreres i handelsregisteret er ikke selve protokollen, men bare den spesifikke selskapsavtalen, når den er innlemmet i vedtektene gjennom den tilsvarende endringen formalisert i en offentlig skjøte og registrert i samsvar med handelsregisterets generelle forskrifter.

Slutbestemmelse to endrer artikkel 124.2, punkt d).

Endringen av artikkel 124.2.d) i handelsregisterforskriftene gir ikke familieprotokollen registreringsvirkning, men den tillater at en av dens vanligste manifestasjoner – den rådgivende komiteen eller familiekomiteen – innlemmes i vedtektene med full juridisk gyldighet.

Den rådgivende komiteen opphører dermed å være en ren familiebestemmelse og blir, hvis partnerne ønsker det, et klart definert og tilgjengelig lovbestemt organ av rådgivende eller informativ art, tilgjengelig for registeret.

Protokollen forblir på det parasosiale nivået; bare selskapsorganet som er avledet fra den, registreres.

Forskjellen mellom artikkel 114 og 124 i handelsregisterforskriftene ligger i deres innhold.

Artikkel 114 viser til avtaler eller klausuler som er avtalt av partnerne – mange av dem har sitt opphav i familieprotokoller – som på grunn av sitt innhold kan innlemmes i en skjøte eller vedtekter og registreres i handelsregisteret, og dermed få rettsvirkning, slik det for eksempel skjer med straffeklausuler som garanterer selskapsforpliktelser, systemer for å bestemme verdien av aksjer eller spesifikke regler for overføringer.

Artikkel 124 regulerer derimot ikke avtaler, men snarere selskapets organisasjonsstruktur, som tillater opprettelse av interne organer, som rådgivende komité eller familiekomité, med deres sammensetning, drift og fullmakter bestemt av vedtektene.

Kort sagt omhandler artikkel 114 hvilke regler som kan registreres, mens artikkel 124 omhandler hvilke organer selskapet kan ha.

Slutbestemmelse to, avsnitt tre og fire, gjengir, for aksjeselskaper, den samme strukturen som handelsregisterforskriftene etablerer for allmennaksjeselskaper, og endrer avsnitt 2 i artikkel 175 og avsnitt d) i artikkel 185.3.

Ikrafttredelsesdato: 5. april 2007

Fra et lovgivende utformingsperspektiv presenterer kongelig resolusjon 171/2007 en regulering av familieprotokollen med fokus på dens offentlighet.

Loven kunne ha definert hva en familieprotokoll er og hva dens formål er.

Dette inkluderer også personlige elementer (hvem kan delta og i hvilken egenskap), reelle elementer (hvilke forhold, eiendeler eller aksjer som kan bli berørt) og formelle elementer (påkrevd form eller formfrihet).

Det innebærer også å definere dens typiske innhold, dens rettsvirkninger mellom partene og med hensyn til tredjeparter, dens offentlighetskrav, samt dens endrings- og oppsigelsesprosedyrer.

Disse problemstillingene fører til at tolken rekonstruerer dens juridiske rammeverk i saker som ikke dekkes av generell sivilrett og selskapsrett.